Miks vahetuse või päeva lõpetamise aruanded kassaga ei klapi?

Kassa (puudu)jäägi põhjuseid võib olla mitmeid. Enamasti on ebakõlade taga töötajate näpuvead, mis jäävad töö käigus kahe silma vahele.

All loetleme mõned põhjused, miks müügiaruanded ei pruugi kassas oleva rahaga klappida.

Liigse vahetusraha andmine

Kassa puudujäägi üks peamisi põhjusi on see, et müüja annab kliendile liiga palju raha tagasi. Samas on eksimine inimlik, selliseid vigu tuleb ette harva ja tavaliselt on erinevus kõigest mõni sent kuni euro. Seetõttu andestavad paljud poed müüjatele pisivead 50 sendi kuni ühe euro ulatuses ja tingimusel, et neid esineb harva.

Liiga vähese vahetusraha andmine

Kas teadsite, et kassa ülejääk on sama halb nagu puudujääk? Tavaliselt on kassa ülejäägi põhjuseks liiga väikese summa vahetusraha andmine klientidele. Kassa ülejääk on halb ennekõike negatiivse mõju tõttu, mida see võib teie brändi mainele avaldada. Kui klient avastab, et on petta saanud, ei tule ta paremal juhul enam teie poodi ja halvemal juhul kirjutab oma kogemusest sotsiaalmeedias.

Vale makseviisi sisestamine

Nullist erinev vahetuse saldo võib olla põhjustatud ka sellest, et müüja sisestab vale makseviisi. Iseäranis sageli esineb seda siis, kui jaemüügitarkvara nõuab, et müüja valiks käsitsi, kas toote eest maksti sularahas, krediitkaardiga, deebetkaardiga või kinkekaardiga/tagastuskrediidiga. Sel juhul võib üksainus näpuviga tuua kaasa suure kassa üle- või puudujäägi. Ehkki selline viga võib tekitada segadust ja nõuda parandamiseks vaeva, ei ole raha tegelikult siiski puudu ega üle. Tavaliselt õnnestub juhatajal vähese uurimisega probleem tuvastada ja lahendada.

Kaubatagastuste vale registreerimine

Kaubatagastuste mittereeglipärane menetlemine võib põhjustada kassaaruandluses suuri probleeme, eriti juhul kui klient tahab raha tagasi saada, mitte ei lepi asendustoote või poekrediidiga. Lisaks kassa puudujäägile võib kaubatagastuste vale registreerimine põhjustada laoseisu ebakõlasid. Seetõttu tuleks kaubatagastuste registreerimine alati jätta põhjaliku väljaõppega kogenud töötajatele.

Vargus

Kassa puudujäägi viimane oluline põhjus on vargus.

Ehkki müüjaid ei tohiks kergekäeliselt varguses süüdistada, tuleb kassast raha võtmist siiski ette. Kui märkate, et kassa puudujääk tekib korrapäraselt ja sageli, peaksite korraldama uurimise varguse välistamiseks.

 

Hea jaemüügisüsteem aitab neid vigu eos vältida

Mida rohkem on ettevõttes töötajaid, seda suurem on võimalus, et üks müüjatest teeb näpuvea ja põhjustab kassa või lao üle- või puudujäägi. Seni, kui poodides töötavad kauba ja rahaga inimesed, tuleb leppida tõsiasjaga, et inimesed teevad vigu.

Kassajääk on siiski tõsine probleem. Isegi kui raha ei ole tegelikult puudu, nõuab selle kindlakstegemine juhatajalt palju tööd kviitungite ja muude andmete analüüsimiseks ning vigade tuvastamiseks ja parandamiseks. Seda aega võiks kulutada produktiivsemalt. Lisaks ei saa juhatajad inimlike vigade tõenäosuse vähendamiseks kuigi palju ära teha peale töötajate parema koolitamise ning kassale juurdepääsu rangema piiramise.

Hea uudis on see, et laoarvestuses, tehingute kirjendamises ja kassapidamises kasutatav tehnoloogia on aja jooksul võimsalt arenenud. Hea jaemüügisüsteemiga on kaasas hulk sisemisi kontrollmehhanisme, mis kaitsevad aruandluse ebakõlasid või rahalist kahju tekitada võivate näpuvigade vastu. Ehkki sellised süsteemid ei välista töötajate inimlikku eksimist, aitavad need vigu tuvastada ja parandada, enne kui pisivigadest saavad suuremad ja ajamahukamad probleemid.

Järgnevalt loetleme mõned kasulikud funktsioonid, mis peaksid olema jaemüügisüsteemil, et see aitaks teil poe kassat ja ladu tõhusamalt hallata.

  • Müügi reaalajaline jälgimine: süsteem, mis registreerib müügitehingud reaalajas ning hõlbustab minevikutehingute otsimist, aitab teil ebakõlade põhjusi leida ja neid lahendada.
  • Kaugjuurdepääs: pilvepõhised jaemüügisüsteemid võimaldavad müügitehinguid jälgida ja aruandeid otsida igal ajal ja sõltumata asukohast mõne lihtsa nupupuudutusega.
  • Mugavam kasutajaliides: hea jaemüügisüsteemi lahutamatuks osaks on intuitiivne ja kiiresti õpitav rakendusedisain. See vähendab võimalust, et töötaja teeb makse vastuvõtmisel või tootetagastuse registreerimisel näpuvea.
  • Töötajate andmete analüüsimine ja aruannete koostamine: töötajate tegevusandmete analüüsimine aitab vigu kiiremini avastada. Lisaks ebaausas käitumises kahtlustatavate töötajate jälgimisele võimaldab töötajate andmete analüüsimine välja selgitada, kes neist teevad sageli vigu ja miks. See aitab plaanida töötajate koolitamist ning vältida vigade kordumist tulevikus.

 

Üks süsteem tuleb selle kõigega toime

Kui otsite tarkvaralahendust, mis aitaks minimeerida töötajate vigu ning vähendada puudu- ja ülejääkide esinemissagedust, võib Erply aidata. Erply pole lihtsalt kassatarkvara, vaid kõikehõlmav tarkvaraline jaemüügiplatvorm, mis aitab nii poe juhtimisega kui ka müügi jälgimisega, turundusstrateegiate täiustamisega ja laoarvestusega. Lahendus on hõlpsasti skaleeritav üksikpoodidest poekettideni.